12 de julho de 2020

Como fazer uma boa apresentação

Por oflicampos

Estou acostumado a fazer e assistir muitas apresentações no dia a dia, algumas excelentes e outras entediantes. Mas o que separa uma boa apresentação de uma péssima apresentação? Eu sempre tento seguir essas 16 dicas para fazer uma boa apresentação e recomendo a todos que façam o mesmo.

1. Não use animações ou transições

Ao montar sua apresentação não coloque animações dentro dos slides ou entre eles. Por exemplo, não coloque uma lista de itens que exibe um item de cada vez. Isso sempre gera algum problema quando alguém pedir para voltar um slide ou dois.

2. Fonte mínima: 24

Isso ajuda a deixar a mensagem clara e objetiva. Se a mensagem que você quer passar não couber no slide, significa que você não está sendo claro e objetivo. Tente reescrever de maneira mais concisa.

3. Use poucas palavras

A regra nº 2 ajuda aqui, mas tente ainda reduzir as palavras pela metade. Esse exercício não é fácil, pois dá uma sensação de deixar de fora alguns detalhes importantes. Porém o mais importante é passar a mensagem clara e objetiva. Existem outras formas de expor os detalhes importantes.

4. Utilize o modelo padrão da empresa

Criar um novo modelo, diferente do padrão adotado pela empresa, será uma distração para você e para a audiência. Este não é o objetivo da apresentação.

5. Exiba explicitamente a conclusão de cada slide

Cada slide pode apresentar pensamentos e dados que ajudam a explicar uma conclusão. Porém o objetivo da apresentação não é levar os expectadores a adivinharem suas conclusões ou concluírem o mesmo que você por conta própria. Por isso cada slide deve exibir explicitamente a conclusão que se quer chegar com aquelas informações.

6. Exiba o sumário executivo no início e no final da apresentação

Exiba o sumário executivo no início (2º slide, logo após o slide com o título) e no final (último slide). O sumário executivo deve ser exatamente o mesmo slide (sem alterar nenhuma vírgula) tanto no início quanto no final da apresentação. O sumário executivo não deve introduzir nenhuma novidade, como informações, dados, conclusões ou conceitos novos.

7. Estrutura: Contexto, Problema e Solução

Fazer uma apresentação é contar uma história. Uma história pode ser contada de diferentes maneiras, mas deixar de fora algum desses três componentes pode prejudicar sua capacidade de convencer a audiência e com isso prejudicar toda a apresentação. Essa ordem de começar pelo contexto, seguir pelo problema e finalizar com a solução é a mesma técnica utilizada pelas consultorias estratégicas para resolução de problemas complexos.

8. Enumere os slides

Enumerar os slides ajuda o público a fazer anotações e se organizar para fazer perguntas ao final da apresentação. Nunca deixe de enumerar os slides.

9. Dados: não se esqueça das unidades e fontes

Dados são essenciais. Portanto, sempre que mencionar um dado é extremamente importante incluir as unidades (dólares, reais, metros, pessoas, meses). Por exemplo, ao mencionar um custo de 1 milhão, deve incluir unidade de moeda e tempo: custo de 1 milhão de reais por ano, começando em Agosto de 2020. Igualmente importante são as fontes dos dados apresentados. Quanto mais autoritária a fonte, melhor e mais confiável será sua apresentação.

10. Gráficos: eixos rotulados, sem pizza, fonte 24 e contexto

  • Eixos rotulados: Todos os eixos devem ser rotulados com o que eles representam e qual a unidade.
  • Sem pizza: Gráficos de pizza não mostram mudanças temporais e são ferramentas pobres de comparação. Os gráficos de séries temporais facilitam ao público ter melhores comparações e com sensação de mudança no tempo.
  • Fonte 24: A regra nº 2 se aplica também para os gráficos.
  • Contexto: Exiba no mesmo gráfico dados para comparação. Por exemplo, ao exibir um gráfico com taxas de erro, exiba no mesmo gráfico as taxas normais para comparação. Ou ao exibir o crescimento do faturamento em um período, exiba os mesmos dados de um período anterior para comparação.

11. Nunca apresente slide de texto

Sempre que apresentar um slide de texto, uma parte de sua audiência vai tentar ler o que está escrito, outra parte vai tentar prestar atenção no que você fala e outra parte não vai conseguir fazer nada disso. Uma boa apresentação não tem slide de texto. A regra nº 2 também ajuda aqui.

12. Sem excesso de informação

O objetivo da apresentação não é mostrar toda informação que você possui. Você não precisa convencer o público que fez todo seu dever de casa. Uma boa apresentação convence o público de maneira concisa e objetiva, utilizando poucas palavras e somente os dados necessários, corretos e confiáveis.

13. Avise que a apresentação será enviada após apresentada

Sempre que possível envie a apresentação somente após apresentar e avise isso ao público antes de começar. Isso evita que sua audiência chegue previamente a conclusões incorretas e formulem perguntas com base nessas conclusões falsas. Também ajuda a prender a atenção do público durante a apresentação e evita que as pessoas se distraiam fazendo muitas anotações.

14. Tipografia básica

  • Não use negrito e itálico juntos;
  • Não sublinhe nada;
  • Considere primeiro o tamanho da fonte, o espaçamento e o comprimento das linhas;
  • Pode-se utilizar pontos de interrogação, mas evite pontos de exclamação; e
  • Títulos dos slides devem ser curtos, pois eles fazem parte da estrutura do argumento e não o argumento total em si.

15. O título de cada slide ou gráfico deve ser a conclusão dele

Isso ajuda a evitar que o público chegue a conclusões diferentes e facilita o entendimento da mensagem que você quer passar. Por exemplo: ao invés de “desgaste dos pneus X km percorridos” utilize o título “desgaste dos pneus aumenta com km percorridos”.

16. Exiba os números depois da fala

Assim que um slide apresentar números ou gráficos, o público deixa de prestar atenção em você e começa a analisar os números e gráficos. Portanto, mostre os números ou um gráfico somente depois que você terminar de apresentar seu ponto principal.

como fazer uma boa apresentação

Fonte

Esta foi minha tradução livre do artigo Presentation Rules que tento seguir em minhas apresentações e recomendo a todos que façam o mesmo.